Leuchten ausschreiben: Vergabeunterlagen in drei Schritten aufbauen

Das Wichtigste auf einen Blick

Schritt 1: Leistungsverzeichnis aus dem Bedarf ableiten

Zuständig ist die Fachplanung. Sie hält Raumart, Nutzung, Sehaufgabe und Betriebszeiten fest. Die Vergabestelle übernimmt diese Angaben und formuliert daraus Positionen. Ein Produktname steht frühestens danach in den Unterlagen.

Trennen Sie Leuchten, Betriebsgeräte, Zubehör, Montage und Entsorgung als eigene Positionen. Jede Position erhält Menge, Einheit, Lieferort und Lieferfenster. Wartungsintervalle und Ersatzteilversorgung nennen Sie ebenfalls.

Legen Sie außerdem fest, ob Nachbestellungen in den folgenden Jahren zu denselben Einheitspreisen möglich sein sollen. Diese Option gehört in das Leistungsverzeichnis, sonst bleibt sie später Verhandlungssache.

Ein Planungsbeispiel: 60 LED-Einbauleuchten für eine Büroetage mit 3.200 lm Lichtstrom, Farbwiedergabe Ra mindestens 80, UGR unter 19 und etwa 34 W Systemleistung. Diese Werte stammen aus der Planung, nicht aus einer Norm. Prüfen Sie sie gegen die tatsächliche Sehaufgabe.

Eindeutig und erschöpfend formulieren, diesen Maßstab setzt § 7 VOB/A für Bauleistungen. Bei reinen Lieferleistungen gilt das Vergaberecht des jeweiligen Auftraggebers. Diese Entscheidung treffen Sie vor der Bekanntmachung.

Schritt 2: Normative Verweise und Nachweise festlegen

Nennen Sie je Raumart Beleuchtungsstärke in Lux, UGR-Wert und Farbwiedergabe nach DIN EN 12464-1. Für Arbeitsstätten kommen die Vorgaben der ASR A3.4 Beleuchtung und Sichtverbindung der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin hinzu.

Produktseitig gelten die Anforderungen der Ökodesign-Verordnung 2019/2020 für Lichtquellen und Betriebsgeräte. Formulieren Sie jede Anforderung als messbare Größe mit Prüfweg. Ein Datenblatt belegt den Lichtstrom, eine Garantieerklärung die Laufzeit, ein Prüfbericht die Konformität.

Lassen Sie Abweichungen nur zu, wenn Sie sie prüfen können. Bei produktspezifischen Vorgaben brauchen Sie eine Gleichwertigkeitsklausel. Erkennen Sie Alternativleuchten an, nennen Sie die Prüfkriterien im Text.

Halten Sie schriftlich fest, wer welchen Nachweis ausstellt und bis wann er vorliegt. Fehlt eine Frist, bleibt der Nachweis unverbindlich.

Schritt 3: Preisblätter und Vertragsbestandteile ergänzen

Das Preisblatt gliedert den Preis je Leuchte auf: Leuchte, Betriebsgerät, Zubehör, Montage, Inbetriebnahme. Verlangen Sie Einheitspreise, Gesamtpreis und die Angabe, ob die Werte netto oder brutto gelten.

Beispielrechnung: 60 Leuchten zu 148,00 Euro netto je Stück ergeben 8.880,00 Euro netto. Mit 19 Prozent Umsatzsteuer liegt der Bruttobetrag bei 10.567,20 Euro. Das ist ein Rechenbeispiel und kein Marktpreis.

Effizienzangaben gehören in das Preisblatt oder in eine Anlage. Die Pflichtangaben zur Energieverbrauchskennzeichnung nach Verordnung 2019/2015 liefern Effizienzklasse und Leistungsaufnahme je Lichtquelle.

Nehmen Sie Lieferzeit, Verpackung, Gewährleistung, Ersatzteile und Abnahmebedingungen in den Vertrag auf. Für Direktaufträge des Bundes nennt das Vergabebeschleunigungsgesetz eine Wertgrenze von 50.000 Euro. Länder, Kommunen und private Auftraggeber regeln das eigenständig.

Legen Sie Zuständigkeiten und Termine schriftlich fest: Fachplanung für die technischen Werte, Vergabestelle für Bekanntmachung und Bieterfragen, Bauherr für die Abnahme.

Häufige Fragen

Welche Zertifikate gehören in die Vergabeunterlagen?

Konformitätserklärung, Herstellerdatenblatt und Prüfbericht eines akkreditierten Labors. Verlangen Sie zu jedem Dokument die Ausgabe oder das Datum, damit die Version nachvollziehbar bleibt.

Warum sind Herstellerangaben ohne Datum problematisch?

Baureihen werden überarbeitet. Ohne Datum und Typbezug lässt sich ein Datenblatt keiner Lieferung zuordnen, der Nachweis wäre nicht prüfbar.

Wer legt Beleuchtungsstärke und UGR-Wert fest?

Die Fachplanung auf Grundlage von DIN EN 12464-1. In Arbeitsstätten sind zusätzlich die Werte der ASR A3.4 zu beachten.

Wann gilt VOB/A, wann nicht?

§ 7 VOB/A greift bei Bauleistungen. Wird nur die Lieferung vergeben, gilt das Vergaberecht des Auftraggebers, bei Bundesbehörden unterhalb der Schwellenwerte die Unterschwellenvergabeordnung.

Wie prüfe ich Angebote mit Alternativleuchten?

Vergleichen Sie die angebotenen Werte mit den Kriterien des Leistungsverzeichnisses und den geforderten Nachweisen. Fehlt ein Nachweis, fordern Sie ihn nach.